Präsentationen begegnen uns im beruflichen und schulischen Alltag immer öfter: Ob in einer Konferenz, bei einer Produktvorstellung oder einer Schulung im Unternehmen oder im Unterricht in der Schule. Dabei ist heute nicht mehr nur der Inhalt wesentlich für den Erfolg der Präsentation. Das bloße Vortragen von Informationen reicht den Zuschauern nicht mehr. Um Wissen so zu vermitteln, dass man es sich merkt, ist es nötig, die Aufmerksamkeit des Publikums stets von Neuem für sich zu gewinnen. Die Vermittlung von Informationen soll spannend sein, der Zuschauer soll mehr über das Thema erfahren wollen. Somit verlangt eine gute Präsentation vielseitige Methoden, durch die ein Vortrag sich abwechslungsreich gestalten lässt.

Auf Grund der unterschiedlichen Methoden, die ein guter Moderator in seine Präsentation einbauen sollte, wächst neben den Kosten auch der Zeitaufwand, denn man muss sich mit jedem Bereich auseinandersetzen, ihn vorbereiten und beherrschen lernen. Dieser Zeitaufwand lässt sich eindämmen, wenn ein so genannter Moderationskoffer bereit steht, der auch Präsentations-, Moderatoren- oder Musterkoffer genannt wird. Ein solcher Koffer beinhaltet viele verschiedene Materialien, die für eine Präsentation benötigt werden. So werden diese stets gesammelt aufbewahrt. Verbrauchsmaterial wird laufend aufgestockt, Gebrauchsmaterial regelmäßig auf Fehler kontrolliert.

Wo werden Moderationskoffer eingesetzt?

Der Einsatz von Moderationskoffern ist sehr vielseitig. Sie werden zum Beispiel in Schulungseinrichtungen und Universitäten genutzt. So können sich neben Lehrern und Dozenten auch Schüler oder Studenten verschiedenster Materialien bedienen, um Präsentationen auch während des Unterricht vorbereiten zu können. In Firmen ist ein solcher Koffer bei Meetings sehr praktisch, weil sofort alle Materialien für das Zusammentragen von Ideen (z. B. in Form von Brainstorming mit Karten an einer Tafel) vorhanden sind. Bei Produktpräsentationen oder Vorträgen vor Kollegen kann es vorkommen, dass die Situation Improvisation des Moderators verlangt. Kann etwas auf dem geplanten Weg beispielsweise nicht wie erwartet verständlich vermittelt werden, kann der Moderator sich schnell für eine andere Methode entscheiden. Stellen potenzielle Kunden bei einer Produktpräsentation Fragen zur Finanzierung des Verkaufsobjekts, ist der Taschenrechner im Koffer direkt griffbereit. Der Vortragende macht somit einen professionellen und perfekt vorbereiteten Eindruck. Besonders bei firmeninternen Meetings, die kurzfristig einberufen werden, ist ein Moderationskoffer praktisch, da alle nötigen Materialien beisammen liegen und nicht erst zusammengesucht werden müssen.

Arten von Moderationskoffern

Häufig sind Moderationskoffer aus Kunststoff oder Aluminium hergestellt. Das Material sollte der Benutzung entsprechen, also z. B. bei häufiger Beanspruchung stabil genug sein. Bei der Art des Koffers ist die Verwendung zu berücksichtigen. Befindet er sich ohnehin immerzu am Einsatzort, ist es nicht entscheidend, wie komfortabel sein Transport durchzuführen ist. Ein Griff genügt in diesem Fall wahrscheinlich bereits. Muss er jedoch über weitere Strecken durch ein Gebäude transportiert werden, ist es praktisch, wenn der Koffer auf Rollen steht. Ist er dabei hoch genug, kann man ihn auch einzeln stehen lassen, sodass er keinen Raum auf einem Tisch einnimmt, der somit anderweitig genutzt werden kann. Diese Ausführung nennt sich mobiles Moderationspult. Teilweise sind für Moderationskoffer auch spezielle Transportwagen erhältlich, die nicht daran befestigt sind. Auch ein Tragegurt, den man sich um die Schulter legen kann, ist zur Erleichterung des Transports eines solchen Koffers denkbar.

Um zu verhindern, dass Unbefugte Zugriff zu den Materialien im Koffer bekommen und diese evtl. entnehmen, ohne den Bestand wieder aufzufüllen, sollte man sich einen Moderationskoffer mit einem Schloss anschaffen. Dieses kann – wie bei Reisekoffern – z. B. ein Zahlenschloss sein oder ein Schloss, das durch einen Schlüssel geöffnet wird.

Auch der Innenbereich des Koffers sollte sorgfältig ausgewählt werden. Es gibt Koffer mit festen Fächern, viele können aber auch individuell unterteilt werden. Zudem unterscheiden sich die Koffer in der Anzahl der Taschen, die im Deckel eingenäht sind und zusätzlichen Stauraum bilden. Ist ein Koffer hoch genug, kann auch eine Einlage vorhanden sein, um Materialien in mehreren Etagen unterzubringen.

Was kommt in den Moderationskoffer?

Der Inhalt des Koffers wird nicht nur mit Blick auf die nächste zu haltende Präsentation gefüllt, sondern möglichst umfangreich gewählt. So bietet er dem Präsentierenden die beste Grundlage für eine zeitsparende Vorbereitung. Zudem kann dieser die Materialien, die im Koffer sind, während des Vortrags spontan nutzen, sollte Improvisation nötig sein.

Je nach Nutzung und Budget, das zur Verfügung steht, kann ein Moderationskoffer zum Beispiel mit folgenden Materialien ausgestattet werden:

  • Zettel oder Karten, die beschriftet und an einer Tafel oder Pinnwand befestigt werden können, ggf. in verschiedenen Größen, Formen und Farben
  • Klebepunkte, um bestimmte Aspekte markieren zu können
  • Pfeilkarten, die auf bestimmte Bereiche eines Schaubildes aufmerksam machen können
  • Smiley-Karten, mit denen man Argumente so bewerten kann (gut, neutral, schlecht), dass dies auf den ersten Blick erkennbar ist
  • verschiedene Stifte in unterschiedlichen Farben, u. a. Eddings oder Flipchart-Stifte
  • Kreide in verschiedenen Farben
  • Klarsichtfolien, die auf einen Diaprojektor gelegt und während der Präsentation beschriftet werden können
  • Folienstifte, je nach Bedarf wasserlöslich oder wasserfest, vorzugsweise in verschiedenen Farben
  • Nadelkissen, ggf. eines, das sich ans Handgelenk binden lässt
  • Nadeln zum Feststecken der Karten an der Pinnwand
  • Klarsichtklebeband mit Abroller
  • Magnete
  • Scheren
  • Lineal
  • Locher
  • Tacker
  • Cutter
  • Klebestift
  • Zeiger, der sich auf Folien auf dem Diaprojektor legen lässt
  • Zeigestock
  • Laserpointer
  • Wolle oder eine Kordel, um Verbindungen an Schaubildern aufzuzeigen, indem man das Material mit Nadeln befestigt
  • Schwamm, um eine Tafel wieder säubern zu können
  • Taschenrechner
  • beschreibbare Namensschilder oder Klebekreppband für den Fall, dass die Namen einer Gruppe von Bedeutung sind

Im Fall von Klarsichtklebeband, Tackernadeln und anderen Verbrauchsmaterialien empfliehlt es sich, dem Koffer Ersatz hinzuzufügen, sodass eine aufgebrauchte Klebebandrolle oder der leere Tacker nicht unmittelbar ein Problem darstellen. Für den Fall, dass das Publikum bei der Präsentation mitwirken soll, sollten genügend Stifte eingeplant werden. Zudem gibt es spezielle Moderationsmarker, die aufgefüllt werden können. Die Nachfüllflaschen sollten für den Fall der Fälle ebenfalls im Koffer untergebracht werden.

Besonders bei Schulungen und Seminaren ist es wichtig, dass ein Brainstorming in der Gruppe erarbeitet werden kann. Hiefür sollte stets genügend Material vorhanden sein.

Ein Moderationskoffer kann natürlich auch weitere Inhalte haben. Nützlich bei einem Meeting, bei dem eine Präsentation per Beamer an die Wand geworfen wird, ist zum Beispiel ein Kartenlesegerät mit USB-Anschluss, sollte ein Mitarbeiter diese Form des Datenträgers wählen, um etwas in die Präsentation einzubringen. Auch praktisch ist ein Nummernpad mit USB-Anschluss, wenn eine Präsentation von einem Notebook abgespielt wird, da diese oft nur die normale Zahlenreihe besitzen. Wenn bei Präsentationen die Notebooks oft wechseln könnten, weil z. B. Schüler oder Studenten ihre privaten Rechner benutzen, können auch Adapter nützlich sein, da es verschiedene Anschlüsse von Beamern und Notebooks gibt. Für diesen Fall kann man auch einen Stick bereitlegen, damit Dateien schnell auf kompatible Rechner übertragen werden können.

Die Organisation des Moderationskoffers

Ein Moderationskoffer, der beim Beginn einer Präsentation nur noch die Hälfte der Materialien beinhaltet, weil die andere Hälfte bereits aufgebraucht ist, erleichtert keine Arbeit und erfüllt somit nicht seinen Zweck. Es empfiehlt sich also, jemanden die Verantwortung dafür zu übertragen. So könnte die Angelegenheit zum Beispiel so geregelt sein, dass der letzte Nutzer des Koffers auf die Ordnung achten und Verbrauchsmaterialien oder defektes Material aufstocken bzw. ersetzen muss. Andererseits könnte dies auch zentral geregelt sein, sodass die Verantwortung bei einer bestimmten Person liegt, die den Koffer regelmäßig kontrolliert. Diese Variante ist gängig. Es sollte sich in jedem Fall jemand Bestimmtes angesprochen fühlen, da die Aufbereitung des Koffers sonst wahrscheinlich auf der Strecke bleibt und den nächsten Vortragenden durch böse Überraschungen aus dem Konzept bringen könnte. Dies verursacht entweder einen größeren Zeitaufwand für diesen oder, dass die Präsentation unvorbereitet wirken könnte.

Der Inhalt eines Moderationskoffers lässt sich also individuell den Ansprüchen des Nutzers anpassen. Durch verschiedene Größen und Verstauungsmöglichkeiten lässt er sich von einer Grundausstattung bis zur Profiausrüstung zusammenstellen, je nachdem, wie viel man darin investieren will und wie wichtig die Vorbereitung auf jede erdenkliche Situation ist. Viele Hersteller bieten verschiedene Zusammenstellungen im Set an. Ein solcher Koffer kann natürlich mit mehr Aufwand auch selbst gefüllt werden.

Impressum